برنامه ریزی کردن و داشتن برنامهریزی برای رسیدن به اهدافی که در زندگی برای خود تعیین میکنیم مهم هستند. امروزه اهمیت برنامهریزی برای بسیاری از افرادی که توانستند به اهدافشان در زندگی شخصی و کاری برسند مشخص شده است. اما یادگیری انواع روشهای برنامهریزی و استفاده از آنها میتواند چالش برانگیز باشد. همچنین اینکه چه اصول و روشهایی را برای رسیدن به اهداف در زمان تعیین شده باید به کار گرفت از موارد دیگری است که میتواند ذهن شما را درگیر کند. در این مقاله از لنز موفقیت به بررسی انواع روشهای برنامهریزی میپردازیم.
برنامه ریزی به چه معناست؟
برنامه ریزی به معنای آماده کردن خود برای انجام فعالیتها درنظر گرفته میشود. در برنامهریزی انتخاب اهداف و تشخیص کارهای لازم برای رسیدن به آن هدف و درنظر گرفتن منابع مادی و روانی و زمان مورد نیاز به دستیابی به هدف مشخص شده است. اگر برنامهریزی و پیشبینی کارها به درستی انجام شود، مسیر رسیدن به اهداف هموارتر میشود و ضررهای اقتصادی، تولیدی و … کمتری به افراد و سازمانها وارد میشود.
انجام برنامهریزی فارق از اینکه نوع فعالیت و تواناییهای افراد چقدر باشد، براساس مراحل زیر انجام میشود که میتوانید آنها را در برنامهریزی خود به کار بگیرید.
- در اولین مرحله باید نقطه شروع خود را بررسی کنید و وضعیت خود را تجزیه و تحلیل کنید.
- سپس با تعیین و تدوین اهدافتان یک نقطه مرجع اساسی برای پیشبرد اهداف به سمت جلو در نظر بگیرید.
- یک مفهوم را برای توسعه و انتخاب روش برای انجام و اجرای پروژه خود در نظر بگیرید.
- ایجاد یک برنامهریزی استراتژیک و تاکتیکی برای تعیین راهها و منابع برای تحقق اهداف و توزیع ایدهآل آنها.
- ایجاد یک برنامهریزی با قابلیت عملی شدن و ارائه گام به گام اقداماتی که در زمان آینده به آنها نیاز دارید.
- در مرحله آخر طرح برنامهریزی شده خود را تصویب کنید و برای اجرای آن به پذیرش برسید.
از مهمترین ویژگیهای داشتن برنامهریزی، کمک به سازماندهی فعالیتها برای یک پروژه در مقیاس بزرگ به وظایف کوچک و روزانه برای دستیابی به آن هدف است. همچنین در برنامهریزی، کنترل کردن زمان و داشتن یک نگرش جدی به برنامه خود بسیار اهمیت دارد. داشتن یک برنامهریزی استراتژیک عملکرد شما را بهبود میدهد، فرآیندهای کار را سرعت میبخشد و منجر به صرفهجویی در زمان و منابع شما میشود و به آزاد شدن زمانهای اضافی در روز به شما کمک میکند.
چرا داشتن برنامه ریزی مهم است؟
برخورداری از یک برنامه منسجم برای رسیدن به اهداف از مواردی است که نمیتوان آن را انکار کرد. در ادامه برخی از مزایای داشتن یک برنامهریزی را برایتان آوردهایم.
- فراموش نکردن کارهایتان در طول روز
- انجام دادن کارهای بیشتر در زمان کمتر
- برخورداری از یک حالت فعال و پرانرژی در طول روز به جای کسل بودن و انجام ندادن کارها
- گرفتن بهترین تصمیمات ممکن در طول روز
- کمک به بهبودی به موقع و داشتن بالاترین بهرهوری پس از استراحت
داشتن برنامهریزی روزانه برای رسیدن به اهداف به تضمین داشتن یک شروع یا اتمام موفقیت آمیز هر کسبوکار، داشتن استراحتی با کیفیت، توانایی انجام همه کارها به موقع و تکمیل صحیح و درست آن در زمان تعیین شده است. همچنین هیچ تغییر بزرگی در زندگی بدون داشتن یک برنامهریزی اولیه و موثر غیرممکن نیست. داشتن یک برنامهریزی صحیح روزانه به محاسبه صحیح نیروهایی که برای شما کار میکنند و همچنین تصمیمگیری صحیح استراتژیک برای شما کمک میکند.
اصول برنامه ریزی کردن کدام ها هستند؟
داشتن برنامهریزی به شما کمک میکند تا از قبل درباره کاری که میخواهید انجام دهید فکر کنید و با داشتن برنامهریزی کارآمدتر از قبل باشید. داشتن برنامهریزی همچنین به شما کمک میکند تا با رعایت تعدادی از دستورالعملهای اساسی در کوتاهترین زمان ممکن به اهداف خودتان در زندگی شخصی و کاری دست یابید. تعدادی از مواردی به شما در اجرای برنامه روزانه کمک میکند را در ادامه آوردهایم.
- تلاش کنید تا در نیمه اول روز بسیاری از کارهایی را که تعیین کردهاید تا انجام دهید، به سرانجام برسانید.
- واقع بینانه برنامهریزی کنید تا خودتان را با انجام حجم زیادی از کار غرق نکنید.
- کارهای خودتان را به بخشهای کوچکتر تقسیمبندی کنید.
- در طول روز زمانی را برای استراحت کردن در نظر بگیرید.
- سعی نکنید تا همه کارها به صورت یکجا انجام دهید. برای کارهای مهم و غیرمهم اولویتبندی کنید تا راحتتر آنها را انجام دهید.
- در انتهای هر روز سعی کنید کارهای روز بعدتان را در یک برگه کاغذ بنویسید. در پایان هفته نیز برنامه هفته آینده را به ترتیب یادداشت کنید.
- به حافظهتان اعتماد نکنید. یک دفترچه یادداشت کوچک با یک خودکار برای نوشتن چیزهایی که به ذهنتان میرسد داشته باشید و آنها را در آن یادداشت کنید.
- همچنین میتوانید یک دفترچه یادداشت برای نوشتن موفقیتهایتان داشته باشید و به طور مرتب دستاوردهایتان را در آن یادداشت کنید.
- روشهای مختلف برنامهریزی را امتحان کنید و هر کدام که برای شما مناسبتر است را انتخاب کنید.
استفاده کردن روزانه از این تکنیکها میتواند به داشتن نظم در زندگی به شما کمک کند و به صورت عملی بخشی از زندگی شما باشد. در صورت رعایت کردن موارد فوق پس از مدتی شما کارآمدتر، سازمان یافتهتر و موفقتر میشوید.
اصلی ترین روش های برنامه ریزی کدام ها هستند؟
حالا که با اهمیت برنامهریزی و شیوههای به کارگیری آن آَشنا شدید میتوانید با انواع روشهای برنامهریزی آشنا شوید. برای انجام کارهایتان در طول روز نیازی نیست تا تمامی این روشها را استفاده کنید. میتوانید هر کدام از تکنیکهای برنامهریزی را در بخشی از کارها و زندگی خود استفاده کنید تا روشی را که برای شما بهتر است بیابید.
برنامه ریزی به روش اسمارت (smart)
یکی از روشهای پرطرفدار برنامه ریزی، برنامهریزی به روش اسمارت است. در این روش برنامه ریزی به طور دقیق میتواند اهداف را تعریف و تعیین کرد. روش برنامه ریزی اسمارت به افراد برای سازماندهی مسائل کاری، تولید، برنامه ریزی تجاری و توسعه شخصی و فردی بسیار کمک کننده است.
روش برنامهریزی به شیوه اسمارت چگونه است؟
اسمارت از کلمات مخفف S – specific, M – measurable, A – assignable, R – realistic, T – time related تشکیل شده است. این کلمات به معنای خاص، قابل اندازه گیری بودن، قابل انتساب بودن، واقع بینانه و زمان هستند.
در روش اسمارت تمام اهدافی که فرد برای خودش تعیین میکند باید:
- کاملا واضح و مشخص باشد.
- قابل اندازهگیری و دستیابی باشد.
- با سایر وظایف ارتباط داشته باشد.
- دارای یک چارچوب زمانی مشخص برای اجرا باشد.
روش برنامهریزی اسمارت به شما کمک میکنند تا علاوهبر داشتن یک برنامهریزی درست، کارهایی را که لازم است تا به نتیجه مطلوب برسید را تعیین کنید. این برنامه تمامی عواملی را که برای رسیدن به موفقیت در اهدافتان نیاز دارید را به شما معرفی میکند.
برنامه ریزی به روش ABC
روش برنامهریزی ABC به شما کمک میکند تا بتوانید کارهایتان را براساس اهمیت آنها دستهبندی کنید. این شیوه برنامه ریزی براساس اصل پارتو است که میگوید 20% از فعالیتها 80% از نتایج را ایجاد میکنند، و 80% باقیمانده از فعالیتها 20% از نتایج را بدست میآورند.
روش برنامهریزی به شیوه ABC
در این روش از برنامهریزی کارهای روزانهتان را باید به 3 دسته تقسیمبندی کنید.
- دسته اول(A) که مهمترین کارها هستند 15%( این کارها در صدر کارهایی هستند که باید حل شوند و 65% از نتایج را برای شما به همراه دارند.)
- دسته دوم(B) در این دسته باید وظایف مهم را قرار دهید 20%( این کارها 20% از نتایج مهم را برای شما بدست میآورند.)
- دسته سوم(C) در این دسته باید کارهای بی اهمیت 65%( این کارها بیشتر از 15% نتایج را برای شما ایجاد نمیکنند.)
برای استفاده از این شیوه برنامهریزی باید دقت کنید که کارهای مهم را از لیست A که مهمترینها هستند به اشتباه حذف نکنید، زیرا بسیاری از افراد دچار این اشتباه میشود که کارهایی را که برایشان مهم هستند و باید در اولین اولویت حل شوند در لیست کارهای دسته C که کم اهمیتترینها هستند میآورند.
برنامه ریزی به شیوه GTD (انجام دادن کارها)
شیوه برنامهریزی GTD توسط دیوید آلن که یک کارشناس مدیریت زمان و بهرهوری شخصی در آمریکای است معرفی شد. این روش از برنامهریزی باعث نگه داشتن دفتر خاطرات شما به طور همیشگی بر روی میز میشود. این روش برنامهریزی به شما کمک میکند تا بر روی انجام وظایف متمرکز شوید.
روش برنامه ریزی به شیوه GTD
در این شیوه برنامهریزی به یک دفتر برای نوشتن خاطرات تجاری خود نیاز دارید. در این دفتر شروع به نوشتن اهداف تجاری خود کنید و براساس توضیحات زیر برای هر کدام یک نماد را تعیین کنید.
دایره توخالی: کارها و وظایفی که باید انجام شوند.
دایره خط خورده: کارها و وظایفی که در حال اجرای آنها هستید.
یک دایره نیمه: کارهای ناقص یا نصفه انجام شده.
دایره کامل دارای سایه: کارهای کامل انجام شده.
دایرهای که داخل آن یک صلیب وجود دارد: کارها یا وظایفی که لغو شدهاند.
دایره سایه دار که دارای یک فلش است: کارها و وظایفی که آنها را به فرد دیگری واگذار کردهاید.
علامت تعجب: کارها و وظایفی که مشکل اولویت دارند.
دایرهای که دارای یک نقطه در وسط آن است: کارها و وظایفی را که باید همیشه در ذهنتان داشته باشید را با این علامت مشخص کنید.
نتیجه گیری
در میان کارهای زیاد و اتفاقی که به صورت روزمره برای بسیاری از ما اتفاق میافتد داشتن برنامهریزی به صورت روزانه به ما کمک میکند تا بتوانیم کارهای ضروری خود را که برای رسیدن به اهداف خودمان نیاز داریم انجام دهیم. در این مقاله از لنز موفقیت 4 تا از بهترین روشهای برنامهریزی به صورت روزانه آموزش داده شده است.
سوالات متداول
استفاده از فهرست کارها (To-Do List)، اولویتبندی کارها با روش ماتریس آیزنهاور و تقسیم زمان به بلوکهای مشخص (Time Blocking) از بهترین روشها هستند.
هدفها را واضح، قابل اندازهگیری و واقعبینانه تعیین کن، سپس برنامهای با گامهای کوچک و قابل پیگیری بچین و مرتب پیشرفتت را بررسی کن.
برنامهریزی کوتاهمدت معمولاً شامل وظایف روزانه یا هفتگی است، اما برنامهریزی بلندمدت اهداف بزرگتر و مدتزمان بیشتری را پوشش میدهد.
